短期の欠勤を繰り返す職員は休職にできるか｜「連続○か月の欠勤」の要件で病院が困る理由

休職の規程はあるのに、いざというときに使えない。

病院の事務長や人事の方から、そうしたご相談を受けることがあります。

ご相談の多い場面を、想定としてまとめると、次のようになります。

この規程のままで、この職員を、休職に入れられるのでしょうか。

結論から言うと、規程の要件に当たらなければ、休職にはできません。

だからこそ、いま目の前の職員への対応と、規程の側の整備の、両方が必要になります。

この記事では、短期の欠勤を繰り返す職員への対応を、規程の側から整理します。

病院がいまできることと、規程の確認ポイント、要件の見直しの方向もお示しします。

なお、欠勤、休業、休職の言葉の違いは、休職・欠勤・休業の違いとは｜病院が最初に整理したい基本と、休職の位置づけで整理しています。

「連続○か月の欠勤」が要件だと、何が起きるか

私傷病による休職は、多くの病院で、「欠勤が一定期間に及んだとき」に入る、という定めになっています。

たとえば、次のような書き方です。

この書き方は、長期にわたって休み続ける職員を、想定したものです。

数か月、ずっと休んでいる職員であれば、要件に当てはまります。

一方で、1日、2日休んでは出勤する職員は、どうでしょうか。

欠勤が途切れるたびに、「引き続き」の数え方が、ふりだしに戻ります。

この書き方では、出勤した日があれば、欠勤は連続していないことになるからです。

その結果、休んだ日数の合計は多いのに、休職の要件には、いつまでも当たらない状態になります。

病院では、シフト勤務や夜勤があるため、公休や夜勤明けが挟まって、欠勤が連続して見えなくなることもあります。

実際に休んでいる日数と、規程上の「連続した欠勤」の間に、ずれが生じやすいのです。

要件に当たらないとき、休職にはできない

※以下は、一般的な考え方の整理です。

休職は、病院が就業規則で定めた要件を満たしたときに、定めた手順で始めるものです。

要件に当たらない職員を、休職にしたくなる場面はあります。

体調が悪いことが明らかで、周囲の負担も大きいからです。

しかし、要件を満たしていない職員を、規程の言葉を広く読んで、休職にする方向はお勧めしません。

職員から「規程の要件には当たらないはずだ」と言われたときに、病院が説明できなくなるからです。

休職は、期間が満了すれば、退職などの重い結果につながる制度でもあります。

だからこそ、入口の要件は、規程の文言に沿って、慎重に扱う必要があります。

この記事の軸は、「要件に当たらない職員を休職にする方法」ではありません。

「要件の側を整えて、必要な場面で休職を運用できる状態にする」ことです。

休職にできないとき、病院にできること

規程の見直しは、すぐにはできません。

では、いま目の前にいる職員に対して、病院は何もできないのでしょうか。

そうではありません。

休職の要件に当たらない段階でも、病院は、職員の健康に配慮する責任を負っています。

次のような対応を、順に進めることができます。

1　本人と面談する

• 体調の状況、通院の有無、今後の見通しを、本人から聞き取ります。
• 責める場にせず、働き続けるために何が必要かを確認する場にします。

2　診断書の提出を依頼する

• 休む理由と、仕事への影響を確認するために、診断書の提出を求めます。
• 診断書には、病名だけでなく、働くうえで必要な配慮や、見通しも記載してもらうと、判断しやすくなります。
• 提出を求める根拠が、就業規則にあるかも、確認しておきます。

3　産業医や主治医の意見を聞く

• 産業医がいる場合は、意見を聞きます。
• 主治医に病院から確認を取るときは、本人の同意を得て進めます。

4　業務や配置を調整する

• 夜勤の免除、業務量の軽減、配置の見直しなど、勤務を続けるための調整を検討します。
• 調整した内容と、本人の反応は、記録に残します。

5　記録を残す

• 欠勤の日付と理由、面談の内容、提出された書類、病院が行った対応を、時系列で残します。
• あとで経過を説明するときに、最も頼りになるのは記録です。

ここで、一つ注意があります。

病院が「しばらく来なくてよい」と一方的に伝えると、休業の問題が生じることがあります。

この点は、休職・欠勤・休業の違いとは｜病院が最初に整理したい基本と、休職の位置づけで整理しています。

状態を確認しないまま出勤を止めるのではなく、診断書や本人の同意を整えながら進めてください。

一方で、医師から就業の制限や休養の意見が出ている場合は、その内容に沿って、働き方や休み方を決めます。

規程の確認ポイント｜7つ

短期の欠勤を繰り返す職員に、休職を運用できるかどうかは、規程の書き方で決まります。

自院の就業規則について、次の点を確認してください。

1　欠勤を「通算」する定めがあるか

• 欠勤が連続していなくても、合計で数える書き方になっているかを確認します。
• 「引き続き」「連続して」とだけ書かれている場合は、短期の欠勤を繰り返す職員に、当てはまりません。

2　一定の期間内の欠勤日数で、要件を定めているか

• 「○か月の間に、通算して○日以上」といった書き方になっているかを確認します。
• 日数や期間は、自院の勤務形態や人員に合わせて、決める必要があります。

3　欠勤の数え方は、病院の勤務実態に合っているか

• 公休や夜勤明けなど、休日を挟んだ欠勤を、連続したものとして数えるかを確認します。
• 休日を挟んで数日出勤しただけで、数え直しになるのかどうかも、確認します。
• シフト勤務の病院では、ここが書かれていないと、数え方で迷いやすくなります。
• 年次有給休暇や、病気休暇を使って休んだ日を、欠勤に数えるかどうかも、確認します。
• 短期の欠勤を繰り返す職員は、年次有給休暇などで休むことも多く、その日を欠勤に数えない規程だと、欠勤の日数が増えません。

4　出勤していても十分に働けない状態を、想定しているか

• 欠勤はしていなくても、傷病のために通常の仕事ができない状態が続くことがあります。
• そうした場合を、休職の要件に含めるか、含めないかを、規程で決めているかを確認します。
• 含める場合は、どのような状態を指すのかを、できるだけ具体的に書く必要があります。

5　「その他、病院が必要と認めたとき」という定めがあるか

• 休職の事由の最後に、こうした包括的な定めを置いている規程は、少なくありません。
• この定めがあれば、何でも休職にできるわけではありません。
• どんな場合に使うのかが読み取れないと、運用の根拠として、説明しにくくなります。
• この定めに頼るのではなく、想定される場面は、個別の事由として書いておくのが望ましいです。

続いて、休職の対象にかかわる2点です。

6　休職の対象を、どこまでにしているか

• 休職は、一定期間の療養によって、回復して職場に戻れる見込みがある場合のための制度です。
• そのため、回復の見込みが立たない傷病の場合を、休職の対象に含めるかどうかも、規程で考えておく点です。
• 「療養によって回復する見込みがあるものに限る」といった限定を置いている規程もあります。
• ただし、回復の見込みがあるかどうかの判断は、難しい場面です。個別の職員に当てはめるときは、医師の意見も踏まえた、慎重な判断が必要です。
• 見込みがないと決めつけて、休職を認めないことは、トラブルになりやすい対応です。持病や障害のある職員への配慮が必要な場合もあります。

7　入職間もない職員や、勤続年数による違いを、定めているか

• 試用期間中の職員を、休職の対象外としている規程があります。
• 勤続年数に応じて、休職期間の長さを分けている規程もあります。たとえば、勤続5年未満は3か月、5年以上は6か月、といった分け方です。
• 自院の規程に、こうした定めがあるか、ないかを確認してください。

要件の見直しの方向と条文例

確認の結果、要件が「連続した欠勤」だけだった場合の、見直しの方向を整理します。

次の条文例は、考え方を示すための、一般的な例です。

そのまま使えるものではありません。

自院の勤務形態、人員、これまでの運用に合わせて、内容と数字を決める必要があります。

見直しの方向1　欠勤を通算して数える

見直しの方向2　休日を含めて数える

見直しの方向3　出勤していても通常の労務を提供できない状態を加える

どの方向を採るにしても、次の点を押さえてください。

• 就業規則の変更は、職員にとって不利益な変更と評価される場合があります。その場合は、変更の必要性や内容の相当性などが問われます。
• とくに、現に欠勤を繰り返している特定の職員に、規程を改定した直後の新しい要件を、すぐに当てはめる場合は、慎重な検討が必要です。後から有効性を争われるおそれがある場面です。
• 就業規則の変更には、手続が必要です。常時10人以上の職員がいる病院では、過半数代表者などの意見聴取、労働基準監督署への届出、職員への周知を行います。
• 休職に入るかどうかの判断基準は、客観的に説明できる形にしておきます。

規程が整っていても、運用の仕方次第で、結果は変わります。

実際に運用する場面では、個別の判断が必要になります。

休職の前後の収入｜傷病手当金

短期の欠勤を繰り返している間の収入は、気になる点です。

欠勤した日の給与は、就業規則の定めに従って、差し引くのが一般的です。

病気やけがで働けない日があれば、健康保険の傷病手当金の対象になる場合があります。

ただし、短期の欠勤を繰り返しているときは、次の点が個別に問題になります。

• 待期（仕事を休んだ日が連続して3日あること）が、成立しているか。
• 休んだ日が、「仕事に就けない状態」であったと、医師の意見で確認できるか。

この確認は、加入している保険者が行います。

職員から傷病手当金の相談を受けたときは、保険者の案内をもとに、確認するよう伝えてください。

休職中の給与や、社会保険料の扱いは、休職・欠勤・休業の違いとは｜病院が最初に整理したい基本と、休職の位置づけでも整理しています。

個別の職員への対応は、早めに専門家へ

短期の欠勤を繰り返す職員への対応は、病院にとって、難しい場面です。

職員の体調への配慮と、周囲の職員の負担、規程の要件が、同時にかかわるからです。

要件に当たるかどうか、休職に入れてよいか、その後の取扱いがどうなるかは、事案ごとに判断が分かれます。

判断を急がず、専門家に相談しながら進めてください。

なお、職員が「仕事が原因で体調を崩した」と話している場合は、私傷病として進める前に、業務との関係を整理する必要があります。

その場合も、早めに専門家へご相談ください。

まとめ

• 休職の要件が「連続した欠勤」だけだと、短期の欠勤を繰り返す職員には、当てはまりません。
• 要件に当たらない職員を、規程の言葉を広く読んで休職にする方向はお勧めしません。要件の側を整えることが、軸です。
• 休職にできない段階でも、面談、診断書の依頼、産業医や主治医の意見、業務の調整、記録といった対応ができます。
• 規程は、通算の定め、期間内の日数、休日や年次有給休暇の数え方、出勤していても働けない状態、包括的な定め、休職の対象、勤続年数による違いを確認します。
• 要件の見直しは、就業規則の変更手続を伴います。自院の勤務実態に合わせて決めてください。
• 個別の職員への対応は、早めに専門家へご相談ください。